Toda a solicitação de compra passa pela aprovação eletrônica do(s) gestor(es) que responde(m) pelo centro de custo. Os critérios de limites de valores de cada gestor e os níveis de aprovação necessários (gerente, diretor e presidente) são determinados pela própria empresa. A ordem de compra só pode ser expedida após a aprovação de todos os gestores especificados, sendo que o sistema controla automaticamente a necessidade de aprovação e mantém o histórico dos nomes, data e hora das aprovações. Cada gestor envolvido recebe um e-mail notificando da necessidade de aprovação sempre que uma nova solicitação precisa ser aprovada. O acesso dos gestores pode ser feito tanto de dentro da empresa como de fora via internet.

Uma tabela de preços por fornecedor pode ser utilizada para garantir a aplicação correta dos valores registrados em tabela, sendo que toda a alteração de preço pode depender de aprovação de gestor(es). O histórico de alteração de preços é mantido por tempo indeterminado possibilitando o acompanhamento das oscilações de preços de cada fornecedor.

Os valores destinados para investimentos precisam ser controlados para evitar que se gaste mais do que o determinado. Esta segurança é oferecida na avaliação de toda nova ordem de compra. Quando o saldo do investimento não comporta o valor da ordem de compra o sistema bloqueia sua aprovação.

Todos os setores podem registrar suas solicitações de compras, determinando os diferentes itens, suas quantidades e as datas que devem ser entregues. Os itens podem ser cadastrados (matérias-primas, insumos, material de escritórios, etc) ou simplesmente especificados no momento da solicitação (Ex: materiais de uso e consumo). Durante todo o processo de compra, desde a inclusão da solicitação até a expedição da ordem de compra a entrega dos produtos, o usuário pode acompanhar o andamento de sua solicitação.

Os valores e percentuais de impostos são resgatados da tabela de preços. A melhor cotação de cada item é identificada pelo sistema e o comprador pode ou não optar por ela para determinar os fornecedores com quem serão adquiridos os produtos. Instantaneamente pode ser enviado e-mail a fornecedores com a relação de todos os itens solicitados. Após encerrado o processo de cotação os gestores recebem e-mail informando sobre a necessidade de aprovação com a relação completa de todas as cotações identificando qual cotação foi selecionada pelo comprador para a emissão da ordem de compra.

Os pedidos podem ser impressos e/ou enviados ao fornecedor por e-mail (PDF, TXT). Relatórios e listagens oferecem informações estratégicas para diminuição de custos e o alcance de metas de compras.

O planejamento de compras de materiais envolve os níveis de estoque, a margem de segurança necessária, o consumo de acordo com o uso em cada produto e sua estrutura (composição) a previsão de vendas/produção e os pedidos de compras já colocados nos fornecedores. Baseado em todas estas informações o sistema calcula automaticamente as necessidades de compras para diferentes períodos.

Os dados das notas fiscais de entrada podem ser alimentados automaticamente com as informações das ordens de compras. Gerando agilidade no recebimento das mercadorias e assegurando os valores pré-estabelecidos. A integração com os módulos de escrita fiscal, contabilidade e financeiro também é consequência deste reaproveitamento.